Grenzüberschreitende Projekte steuerlich smart gestalten

Wir stoßen immer wieder auf Unternehmen, die grenzüberschreitend arbeiten und dabei vor einem klassischen Dilemma stehen: Teure Infrastruktur wird gebraucht, doch die steuerliche Abbildung passt nicht zur wirtschaftlichen Realität. Eine deutsche Softwarefirma kauft ein mobiles Prüflabor für 300.000 Euro – Liquidität sofort weg, steuerlich im ersten Jahr nur ein Bruchteil als Betriebsausgabe wirksam. Genau hier setzt die Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung an, kurz EWIV. Wir haben uns angeschaut, wie diese Rechtsform steuerliche Gestaltung ohne Grauzonen ermöglicht.

Wenn drei Unternehmen gemeinsam Infrastruktur brauchen

Stellen wir uns drei Unternehmen vor: Die Nordstern Digital GmbH aus Deutschland entwickelt sicherheitskritische Softwareanwendungen, die Pannon Precision Kft aus Ungarn produziert hochpräzise Bauteile, und das italienische Ingenieurbüro Mare Ingegneria SRL liefert technische Gutachten. Alle drei arbeiten regelmäßig an gemeinsamen europäischen Projekten und benötigen dafür teure Infrastruktur: ein mobiles Prüflabor für Materialtests und ein abgesichertes Testnetz für Cyberresilienz-Prüfungen.

Jedes Unternehmen könnte diese Infrastruktur selbst kaufen. Doch dann tritt das typische Problem auf: Die Liquidität fließt sofort ab, steuerlich wirkt sich der Kauf aber nur über mehrere Jahre durch Abschreibung aus. Im ersten Jahr steht also einer hohen Auszahlung nur ein Bruchteil als Betriebsausgabe gegenüber. Das kann in einem Jahr mit hoher Steuerlast empfindlich treffen.

Lesen Sie auch:
EWIV als interne Hausbank: Liquiditätspool für gemeinsame Projekte im Unternehmensverbund

Die EWIV als Organisations- und Abrechnungsvehikel

Die EWIV ist rechtlich in der Verordnung (EWG) Nr. 2137/85 des Rates verankert und wird in Deutschland durch das EWIV-Ausführungsgesetz umgesetzt. Ihre Grundidee: Sie soll die wirtschaftliche Tätigkeit ihrer Mitglieder erleichtern und ergänzen, ohne selbst Gewinn zu erzielen. Steuerlich gilt im Grundsatz Transparenz – Gewinne oder Verluste werden nicht auf Ebene der EWIV wie bei einer Kapitalgesellschaft besteuert, sondern den Mitgliedern zugerechnet.

In unserem Beispiel gründen die drei Unternehmen eine EWIV mit Sitz in Deutschland. Diese schließt Verträge über das Prüflabor und das Testnetz ab, kauft Geräte, mietet Flächen und stellt Personal für Betrieb und Dokumentation an. Die Mitglieder zahlen dafür Beiträge – und hier wird es steuerlich interessant.

Zwei Arten von Beiträgen sauber trennen

Wir unterscheiden echte Mitgliedsbeiträge und projektbezogene Beiträge. Echte Mitgliedsbeiträge decken allgemeine Verwaltungskosten wie Geschäftsführung, Registerkosten oder Compliance. Hier fehlt die konkrete Gegenleistung pro Zahlung – in der Umsatzsteuer-Diskussion werden solche Beiträge oft als nicht steuerbar eingeordnet, wobei die Abgrenzung und aktuelle Rechtsprechung wichtig bleiben.

Projektbezogene Beiträge dagegen sind Zahlungen für ein klar beschriebenes Leistungspaket: Nutzung des mobilen Prüflabors von April bis September inklusive Kalibrierung, Wartung, Dokumentation, Messprotokolle und Bereitstellung des Testnetzes für definierte Cybertests. Sobald ein konkreter Vorteil für das zahlende Mitglied im Vordergrund steht, entsteht regelmäßig Umsatzsteuerpflicht und die EWIV muss Rechnungen stellen.

Vielleicht interessiert Sie auch:
Humanoide Roboter 2027: Chancen, Risiken und Ängste im Alltag

Steuerlicher Vorteil durch bessere Abbildung der Realität

Der Vorteil entsteht nicht durch Zauberei, sondern durch eine bessere Abbildung der wirtschaftlichen Realität. Wenn die Nordstern Digital das Prüflabor selbst kauft, kostet das vielleicht 300.000 Euro Liquidität sofort. Steuerlich wirken im ersten Jahr vielleicht nur 60.000 Euro über Abschreibung. Der Rest verteilt sich über mehrere Jahre – eine zeitliche Diskrepanz, die Planung und Steuerlast belasten kann.

In der EWIV-Lösung kauft die EWIV das Prüflabor. Die Mitglieder beauftragen die EWIV mit klaren Leistungen und zahlen projektbezogene Entgelte passend zur Nutzung. Damit hat Nordstern Digital im Nutzungsjahr echte Betriebsausgaben in der Höhe der beauftragten Leistungen. Das passt deutlich besser zur Liquiditätsplanung und zur steuerlichen Wirkung.

• Kostenzuordnung: Ausgaben, die mehrere Unternehmen betreffen, werden zentral ausgelöst und nach Nutzung verteilt.
• Timing: Aufwand entsteht beim Mitglied in dem Jahr, in dem es die Leistung bezieht und bezahlt.
• Vorsteuerlogik: Wenn die EWIV umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, kann sie bei Eingangsleistungen Vorsteuer ziehen und stellt mit Umsatzsteuer weiter.
• Grenzüberschreitende Zusammenarbeit: Eine einheitliche Organisationsplattform für Mitglieder aus mehreren EU-Staaten ohne Kapitalgesellschaft mit Gewinnziel.

Weitere spannende Einblicke:
Unser Geist in 2026: Wenn die Seele am Social Media Abgrund steht

Harte Grenzen und Dokumentationspflichten

Wichtig ist die harte Grenze: Eine bloße Kapitaleinzahlung oder ein Sonderbeitrag ohne nachweisbare betriebliche Veranlassung ist keine sichere Betriebsausgabe. Zusätzlich kann bei Kapitalgesellschaften das Risiko auftauchen, dass Zahlungen an eine EWIV als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, wenn faktisch Gewinn verlagert wird ohne angemessene Gegenleistung. Genau deshalb muss jede Zahlung an die EWIV eine belastbare Begründung haben, die zum eigenen Geschäftsbetrieb passt.

Damit die Konstruktion hält, braucht es Dokumentation, die dem Finanzamt Angriffspunkte nimmt. Konkret bedeutet das:

• Projektbeschreibung mit Ziel, Nutzen für jedes Mitglied, Laufzeit, Budget und Abnahmekriterien
• Leistungsnachweise wie Nutzungsprotokolle, Einsatzberichte, Messprotokolle, Tickets im Testnetz
• Kostenumlage-Schlüssel, der plausibel ist – etwa nach Nutzungstagen, Messstunden, Datenvolumen oder Personalstunden
• Rechnungslogik mit klarer Trennung zwischen echter Mitgliedschaft und projektbezogener Leistung
• Beschlusslage in jedem Mitgliedsunternehmen, warum das betrieblich erforderlich ist
• Vergleichsüberlegung, warum Fremdbezug teurer wäre oder Eigenkauf wirtschaftlich schlechter passt

Gerade wenn nur wenige Mitglieder beteiligt sind, steigt die Erwartung an die Begründungstiefe. Bei einer kleinen Runde wirkt jede Zahlung schneller wie Gestaltung ohne Substanz. Deshalb hilft eine EWIV nur dann, wenn sie real arbeitet – mit echten Prozessen, echten Unterlagen und sauberer Abrechnung.

Haftung als disziplinierender Faktor

Ein weiterer Punkt ist die Haftung. Die EU-Verordnung sieht eine unbeschränkte gesamtschuldnerische Haftung der Mitglieder für Verbindlichkeiten der EWIV vor. Das klingt hart und ist es auch. In der Praxis führt das dazu, dass Verträge, Risikomanagement und interne Regeln sehr ernst gestaltet werden müssen. Es passt aber zur Grundidee: keine leere Hülle, sondern eine Arbeitsgemeinschaft, die für Dritte verlässlich ist.

Steuergestaltung ohne Grauzonen – mit professioneller Begleitung

Wir sehen die EWIV als Werkzeug, das Investitionen gemeinschaftlich ermöglicht und steuerlich korrekt bei den Mitgliedern ankommt. Sie ist kein Steuersparmodell aus sich heraus, kann aber ein sehr effizientes Betriebs- und Abrechnungsvehikel sein, das Liquidität, Planung, Kostenverteilung und steuerliche Nachweisbarkeit verbessert. Wer das ohne Substanz macht, riskiert Nachzahlungen und Ärger.

Gerade bei grenzüberschreitenden Projekten wird die steuerliche Behandlung schnell komplex. Hier greifen Doppelbesteuerungsabkommen, die das Bundesfinanzministerium auf seiner Webseite dokumentiert. Zusätzlich müssen Unternehmen seit 2018 die EU-Richtlinie DAC6 beachten, die Meldepflichten für grenzüberschreitende Steuergestaltungen vorsieht. Bei Unklarheiten oder Streitfällen kann das Verständigungsverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern helfen, Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Für die Gründung und Strukturierung einer EWIV ist professionelle Begleitung entscheidend. Das Institut Peritum hat sich auf die Gründung und Begleitung von Europäischen Wirtschaftlichen Interessenvereinigungen spezialisiert. Die Profis dort unterstützen Unternehmen dabei, die Rechtsform sauber aufzusetzen, Verträge wasserdicht zu gestalten und die steuerliche Dokumentation so zu führen, dass Finanzämter keine Angriffspunkte finden.

Nicht Geld in eine Struktur schieben, sondern Leistungen definieren, dokumentieren, abrechnen und Nutzen belegen – dann wird aus der EWIV ein Werkzeug, das Investitionen gemeinschaftlich ermöglicht und steuerlich korrekt bei den Mitgliedern ankommt.

Wer grenzüberschreitende Projekte steuerlich smart gestalten will, kommt um eine saubere Struktur nicht herum. Die EWIV bietet dafür einen rechtlichen Rahmen, der Zusammenarbeit erleichtert und steuerliche Nachvollziehbarkeit sicherstellt – vorausgesetzt, sie wird mit Substanz und Sorgfalt betrieben.